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行政超人 “日常”纪事
发布日期: 2017-02-09    浏览次数: 681    新闻编辑: 

行政、人事,每个公司最不显眼却也密不可缺的岗位,事务繁杂、平淡无变是大多数人对这些岗位的固有印象,那么行政管理中心的各位超人们是如何化繁为简,又是如何在看似平淡无奇的工作融入巧思、倾心演绎,让其同样精彩万分呢?快跟着小编一起走进行政管理中心,看各位超人们创意玩转“日常”!

 

 

700      一片静谧中,保洁阿姨率先开始了一天的日常,食堂早餐也在热腾腾地熬煮中……

830      小谷开了灯,再打开前台的广告机,在熟悉的音乐流淌中,按部就班地整理好当天的报纸后就准备前往食堂“称菜”了。

900     “小彭/小李,你在哪里?我们要出发了。”“保安室待命。”

930      卓晖急匆匆的身影闪过,送完了一楼的单还有二楼的单……

1000    李静细致地检查外出办事需要的各类证明、证件、文件后,前往“行政服务中心”办理证件相关事宜。

1030   “我是小张,这位是来面试的人,麻烦你让他登记下告知他怎么走,谢谢。”

1100    新的一期《三远汇》准备提案啦~欢迎来旁听!

1130  “小谷,我要领两只笔。”“好的。”“再加一个文件袋吧。”“没问题!”

1200   打卡机很准时地忙碌了起来,一声又一声“谢谢”不绝于耳……

1330   小刘!小刘!打印机坏了!

1400   阿姨笑眯眯地开始了下午的打扫工作。/“啊勇,下午去哪里?”“市区趴趴走……”

1430   卓晖送单的身影又一次闪过……/谢总拿好笔记本,应大领导的召唤,准备前往三楼。

1500   档案盒高高堆起,艳瑜静静地在档案整理中……

1530   小张正带领新入职的员工办理入职手续。

1600   谢总的办公室里总不缺“泡茶谈话”的人。

1630   吴厨正在准备晚餐。

1700   阿雅埋头苦算了一整天的工资,后知后觉地发现今天的水果还没吃……

1730  下班了。小谷关了灯,再关了广告机,通知顺丰来收取临时要寄出的快递,收尾的工作一应做好后,终于结束了一天的工作。

1800  食堂中的人渐渐散去,陈姐还在与餐具做最后的“战斗”。

夜幕降临,华灯初上,卸下白天的忙碌,我们每个人都有属于每个人不同的夜晚,但对明天的工作都有着一样的认真与期盼。
 

 

姓名:谷思祺

职位:前台文员

工作内容:

看似简单却很繁琐,连轴转的陀螺说的莫非就是我?

日常记事:

某年某月1日,又到月初了,统计各种数据的日子又要开始……(内心挣扎中!怕出错、怕出错、怕出错

第一天,给小伙伴们计算伙食费并通过OA告知大家核对。(核对完眼已花,看什么都是重影……)

第二天,统计车辆违规记录统计、公里数等数据,再追着司机们签字确认。(这是一个漫长的过程,因为他们总出车,我根本找不到他们!)

第三天,轮到保洁阿姨和厨师的绩效考核了……在每一个楼层的卫生检查后,拐去食堂做例行卫生检查,以为终于闲下来又被呼唤去配合检查宿舍电表。(今天走的步数应该是最多了吧,不枉费我那么认真在走走走,哈哈!

第四天,行政费用月度汇总台账更新,桶装水、办公用品和保洁用品的库存盘点,递交申购单,采购,又一堆工作搞定!。

第五天,一大波各种发票来袭!计算、计算、再计算;检查、检查、再检查!核对计算数据的时候,最怕有人跟我说话,一说话就心思就分散了,数据也不知道计算到哪了,又得重头来过。

心得分享:

月初期间,我会规划好工作事项,并按条目记录在笔记本上,等到工作完成后,开心地把一条条事项“用力地”划掉。下班回到宿舍后,我会看会书,让脑袋里面装满文字取代数字,也让思绪平静,以便第二天继续做数学题。
 
 

姓名:黄卓晖

职位:主办秘书

工作内容:

捧着工联单奔跑在办公楼的每一层……

日常记事:

叮铃铃

“小黄,这张单很急,你马上跟一下,总部的人签了,立刻传下来。”

“卓晖,昨天那张单子帮我查一下,到哪里了…”

“什么!单子还在*处,你赶紧跟一下,今天等着付款呢。”

……

“好好好,马上就帮您跟。”

当你发现身边有一阵风经过,那就是我,不一样的烟火。

当然,主办秘书除了每天奔跑在送单的路上外,还有另外一项很重要的工作就是公章证照的保管。二十几家企业每年的工商年检、外资年检、资质年检的个中滋味也是十分酸爽。当你看到我一脸愁容的对着电脑,身边堆着比我还高的文件夹,拿着计算器满头大汗时,不用怀疑,那就是年检的时间到了。

心得分享:

曾经,我梦想做一个随风奔跑的女子。在湛蓝苍穹下,漫漫黄沙上,苍茫草原上释放自己对自由的热爱。而如今,我也在奔跑,奔跑在办公楼的每一层,手里是一叠叠加急特急的审批单。这就是我的工作——行政中心主办秘书。
 
 
 姓名:李静

职位:副经理

工作内容:

公司的大管家,承包大家的吃住行,当然还有玩就是聚餐啊博饼年会啊~

■日常记事:

今天是月头,上个月的一大堆行政数据等待审批,菜金是不是高了啊,动车票是不是超标了,各项指标都要尽在掌握。

一会核对检查一下办理证照变更事项的资料,就要外出了!约好的丰泽行政中心的预约号可以一号难求,千万不能迟到。

今天的商务车辆安排已满,临时出差的亲请提前预定哦 !每天的出车将根据预定先后,长短途及事情缓急统筹安排,该拼车的拼车,有限的车辆使用更合理也更节省出车成本。

心得分享:

保障三远这个大家庭的正常运行看似简单却是个劳心劳力吃力不讨好的活,既是服务又是管理,既要老板满意又要大家满意,既要便宜又要大碗,真不是人干的活,也常常遇到比较“执着”的人,也要耐着性子化百炼钢为绕指柔,好在已经是个老三远,攒了些人品,大家都很能谅解,这样挺好,毕竟家和才能万事兴嘛!
 
 

姓名:刘锦聪

职位:网络管理员

工作内容:

专治各部门同事在电脑及网络使用中遇到的各种“疑难杂症”。

日常记事:

7:40,一天之计在于晨,为了更好地投入工作,早餐的补充能量工作必不可少。

08:30,上一下OA看有没有同事的留言或邮件,逐一回复。这时座机响了,来显是总办秘书的,说是传真机卡纸,经过一番排查,换掉压纸辊,搞定。

09:00,处理完传真机的故障后,开始例行规划一天的工作,正要着手盘点设备时,电话又来了!5楼的官网打不开,跟机房沟通后确认是路由坏了,紧急驱车赶往机房维护。

11:20,从机房回来后,发现几乎全公司的人都要找你,OA系统无法登陆,赶紧去救火!登服务器、查日志,发现服务器的端口服务没启动,重启服务后恢复正常,松了口气。

12:30,下午公司要开视频会议,得提前检查相关设备运行情况,测试VPN是否接通,视频音频设备是否正常,检查完毕静候会议的召开。

14:30视频会议如期举行,但我一刻也不能放松,随时待命,因为会议过程中有遇设备异常必须及时处理。

16:40,一周的工作行将结束,开始认真总结过去一周的工作内容,制订下周的工作计划。

心得分享:

网络管理员总是杂事缠身,一些“救急”的意外情况总会突然出现,并打乱整个工作计划。这些事情必须按主次先后,轻重缓急来解决。只有全面了解关键点和运行状态,才能保障公司网络和系统正常运行。
 

姓名:林乌理

职位:内刊文案

工作内容:

共建三远和谐企业文化,打造“思想阵地”、“精神家园”——《三远汇》(快看我的正经脸)

日常记事:

某年某月某日,新一期《三远汇》正式进入筹备期。(内心OS:天啊!脑子不停转动的日子又要开始了……天呐!“伪文青”的生活周期又要开始了……)

前十日,时事热点、新鲜词汇、深度解读,能触动灵感的通通都是真爱,发动全身心的脑细胞,终于在期限前如愿地确定了主题方案。

再十日,埋首、埋首、埋首……选材、编辑、查阅,每一样过程都需要十足的耐心跟细心。编辑工作大部分完成后就初步交接给设计啦~

N日,缝缝补补,增增渐渐,催催促促,三远汇封面定稿了,初稿也终于完成了!

再十日,“有空吗?帮我校对下吧!”“您看过了吗?有什么错误跟建议吗?”如此重复、重复、重复……终于换来一句“没问题了,下单印刷吧!”

再五日,新一期《三远汇》新鲜出炉。

心得分享:

每逢脑子卡壳时,我就喜欢跑去跟静静经理聊聊“人生”,或者是啃啃水果,吃点零食,发发呆……等到思绪再度清晰时再继续前行。做《三远汇》的期间,我会给自己准备一到两本书,是为了找找灵感,也是为了放松思绪。最新看的是杨绛先生的《我们仨》,用简单温情的文字刻画着人生的生离死别,悲喜自知,读来沉重有之,温情亦有之。 
 
 

姓名:陈艳瑜

职位:档案秘书

工作内容:

做一只勤劳的小蜜蜂,既采集,又整理~~

日常记事:

噔噔噔~~每当工联单高高堆砌的时候,就是要对它进行交接的时候啦!

首先,我拿着铅笔在工联单交接表上圈圈点点核对后签收。

Next,扫描所有交接的工联单进行PDF电子存档。(今年终于新进了一台自动扫描仪,大大的提高了扫描速度跟质量,点赞!)Next,把工联单的相关信息登记到电子台账。Next,对所录入的工联单进行分类入档整理。最后,制作标签,入档归档。同理,人事档案也是如此。当这些都完成后,我会根据每日登记的合同台账催促项目秘书把合同原件寄回总部,再对合同原件进行如上整理。

除了档案管理外,还有一些日常琐碎的事,如要查询借阅工联单,盖、借私章,办公室的日常事务项目资料移交等,就不一一细述了。(PS.如果中午上班要来找我查单,又找不到时请到洗手台呼唤我……哈哈)

心得分享

档案管理呢,是一份相对枯燥的工作,每天都在跟资料打交道,可能是我性格本身就爱静静做事的原因,我很适应这份周而复始、机械循环的工作。它让我感觉充实的同时不会生发杂念。这份工作给我的最大感悟,就是要仔细、耐心、静心。当感觉疲倦时,我更多的选择是下班去跑跑步或者看看书,听听蒋勋,心情会舒畅很多。
 
 

姓名:石一雅

职位:人事专员

工作内容:

“为人民币服务”——一切与大家薪资福利有关的事都与我有关

日常记事:

镜头一

“阿雅,什么时候能发工资?”“阿雅,什么时候能发工资?”“阿雅,什么时候能发工资?”……(此处省略一百句)

每月5号到10号,大家与我见面打招呼的画风就自动开启了以上模式,呵呵哒~(苦逼脸)

 

镜头二

叮铃铃!叮铃铃!叮铃铃!(此处是此起彼伏的电话铃声)

“阿雅,我是X项目的XX,这个月的工资表发你OA了,麻烦尽快帮我们审一下。”“阿雅,你修改完的工资表有个地方我看不太懂,能不能找你核对一下?”“您好,请问是XXX公司吗?贵公司人才网上面的XX岗位现在还有在招人吗?”

在我左手接电话,右手拿计算器,忙得不可开交的时候,三不五时会有这么一群人飘过:“阿雅,麻烦脚往旁边挪一下,在你抽屉里拿点吃的。哎呀,你抽屉快要空了,该补充粮食了!”(歪,妖妖灵吗?请派几个警察蜀黍过来把这些大“老鼠”拖走)

 

镜头三

“静静,明天有没有车?我要去晋江社医保中心/丰泽区社医保中心/泉州市社医保中心/公积金管理中心。”(地址请自由切换)

每月总有那么几天,我都要无比温柔地敲开美丽善良又大方的静静的办公室大门,用一脸谄媚的笑征服她。(此处各位看官请自己脑补画面,哈哈……)

心得分享:

几个简单的镜头拼接成每月工作的主旋律,这是一部自导自演的微电影,也许现在我们平凡得没有一个观众,但只要认真演好每一个镜头,我们自己就是自己最好的观众!
 
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